8 Tipps wie Sie die Verantwortlichkeiten für das Themenfeld Softwareergonomie und Barrierefreiheit regeln sollten

Finden Sie Komplexität erstrebenswert? Wenn Sie ticken wie ich, suchen Sie nach einfachen Antworten auf die schwierigen Fragen. Das gilt auch für das Themenfeld Softwareergonomie und Barrierefreiheit. Auch diese Themen sind komplex und vielschichtig. Ich möchte Ihnen dennoch acht konkrete Tipps mit auf den Weg geben. Diese Tipps sollen Sie wie ein Kompass durch den Themen-Dschungel führen und dabei helfen, die digitale Employee Experience innerhalb Ihres Unternehmens oder Ihrer Behörde zu verbessern.

#1 – Denken Sie den Arbeitsschutz über das Physische hinaus

Am Anfang war der Arbeitsschutz. Arbeitsschutz ist gut, weil er die negativen Auswirkungen der Arbeit minimiert. In Deutschland ist die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) die maßgebliche gesetzliche Grundlage. An dieser Stelle wird es bereits spannend: Denn was haben die Themen Softwareergonomie und Barrierefreiheit nun mit Ihrer Arbeitsstätte zu tun?

Vielleicht sind Sie gerade an Ihrem Arbeitsplatz. Welche Gefahren gibt es hier? Liegt da ein Kabel am Boden, über das Sie stolpern könnten? Gibt es da ein leicht defektes Gerät, bei dem Sie einen elektrischen Schlag bekommen könnten? Gibt es da eine Kante, an der Sie sich stoßen könnten?

Fallen Ihnen weitere potentielle Gefahren an Ihrem Arbeitsplatz auf? Wenn Sie ähnlich denken wie die meisten Menschen, schauen Sie zuerst – oder sogar ausschließlich – auf die physischen Gefahren. Fokussieren wir ins Zeiten des mobilen und hybriden Arbeitens ausschließlich auf diese Dimension, so gelingt uns keine ganzheitliche Betrachtung der Employee Experience. Bevor wir daher die Verantwortlichkeiten für Softwareergonomie und Barrierefreiheit klären können, müssen wir uns im ersten Schritt zunächst einmal die genauen Verantwortlichkeiten klären.

Der Gesetzgeber ist an dieser Stelle nämlich sehr klar: Das Identifizieren der potentiellen Gefahren wird in ArbStättV § 3 [1] unter der Überschrift „Gefährdungsbeurteilung“ geregelt – dort finden sich klare Verantwortlichkeiten für alle Arbeitgeber*innen.

„Bei der Beurteilung der Arbeitsbedingungen (…) hat der Arbeitgeber zunächst festzustellen, ob die Beschäftigten Gefährdungen beim Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten ausgesetzt sind oder ausgesetzt sein können. (…)

Bei der Gefährdungsbeurteilung hat er die physischen und psychischen Belastungen (…) der Beschäftigten zu berücksichtigen.“
ArbStättV § 3 (1) [1]

Der Gesetzgeber macht hier zwei Dinge deutlich: Es gibt nicht nur physische Gefahren und Arbeitgeber*innen sind außerdem in der Verantwortung, sich einen Überblick über die psychischen Belastungen der Beschäftigten zu verschaffen.

#2 – Beachten Sie die bereits existierenden gesetzlichen Rahmenbedingungen

Die Bandbreite von Softwareergonomie und Barrierefreiheit ist groß. Im Unternehmens- oder Behördenalltag werden diese Fragestellungen meist dem Themenkomplex UUX (Usability und User Experience) zugeordnet. Es gibt dabei nicht erst seit Einführung der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV) für die Arbeitgeber*innen Verpflichtungen im Themenfeld UUX – und diese Anforderungen beschränken sich auch nicht auf den öffentlichen Sektor.

Aus der ArbStättV [1] wird vielmehr deutlich, dass die Verpflichtung zur Erfüllung von softwareergonomischen Anforderungen schon deutlich älter ist als die Verpflichtung zur Barrierefreiheit. Diese Chronologie erscheint auch durchaus schlüssig: Erst lag der Fokus primär auf Menschen ohne Behinderungen (Softwareergonomie), nun liegt der Fokus auf Menschen mit und ohne Behinderungen (Verzahnung von Barrierefreiheit und Softwareergonomie). Die softwareergonomischen Anforderungen der ArbStättV [1] beziehen sich dabei auf jegliche in Unternehmen und Behörden eingesetzte Software, mit der die Beschäftigten arbeiten.

„Software-Ergonomie ist nicht nur Pflicht, sondern auch Kür, denn von der gebrauchstauglichen Gestaltung von Arbeitssoftware profitieren alle Beteiligten (…)“
Fraunhofer-Institut [2]

Zu den Beteiligten gehören dabei die Software-Hersteller, die Arbeitgeber*innen und die Benutzer*innen.

#3 – Werden Sie tätig und ergreifen Sie geeignete Maßnahmen

Dieser Schritt ist von besonderer Bedeutung. Denn erst, wenn aus der Verpflichtung zum Handeln auch konkrete Maßnahmen folgen, wird diese Verantwortung in der Praxis auch wahrgenommen. Diese Verantwortung liegt – wie wir gerade gesehen haben – zunächst bei den Arbeitgeber*innen.

Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, müssen entsprechende Budgets zur Verfügung gestellt, Zuständigkeiten geklärt sowie konkrete Maßnahmen strukturiert und priorisiert werden. Daher stellt sich bei der praktischen Umsetzung jedoch eine triviale Frage: Wie lässt sich dieser Verantwortungsbereich nun genau umreißen? Was ist das Spektrum an möglichen und sinnvollen Maßnahmen? Was genau sind die (software)ergonomischen Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze?

Welche Maßnahmen sind im Arbeitskontext in Bezug auf Softwareergonomie und Barrierefreiheit sinnvoll?

Ein Blick in die ArbStättV [1], genauer gesagt in Anhang 6 bringt Klarheit – denn dort sind die fünf zentralen Handlungsfelder zum Thema „Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen“ aufgelistet:

Allgemeine Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze
Allgemeine Anforderungen an Bildschirme und Bildschirmgeräte
Anforderungen an Bildschirmgeräte und Arbeitsmittel für die ortsgebundene Verwendung an Arbeitsplätzen
Anforderungen an tragbare Bildschirmgeräte für die ortsveränderliche Verwendung an Arbeitsplätzen
Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit von Bildschirmarbeitsplätzen

Die Anforderungen an die Softwareergonomie finden sich dabei unter dem letzten der fünf Punkte.

#4 – Zeigen Sie einen langen Atem, Geduld und Ausdauer

Im Beratungsalltag erlebe ich es leider recht häufig, dass Arbeitgeber*innen beispielsweise das Thema Barrierefreiheit „vom Tisch bekommen“ wollen. Es existiert die Illusion, dass sich der Themenkomplex UUX genauso wie beispielsweise der Datenschutz einmal prüfen und dann abschließend klären lässt. Am Ende der intensiven und zeitaufwändigen Maßnahmen steht – so die Annahme – der grüne Haken: „Alles ok. Sie können weitermachen wie bisher.“

Hier muss ich Sie leider enttäuschen: Durch die im dritten Schritt initiierten Maßnahmen haben Sie sich – gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen – auf eine Reise begeben. Im Rahmen der Reise zu einer besseren Employee Experience werden Sie existierenden digitalen Werkzeuge besser machen und Sie werden neue digitale Werkzeuge finden, die besser sind als Ihre existierenden. Aber: Sie werden niemals wieder an den Anfangszustand zurückkehren. Und das ist auch gut so.

Sie müssen die Softwareergonomie ganzheitlich betrachten und eng mit den restlichen Maßnahmen des betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes verzahnen [3].

„Umso wichtiger ist daher die Softwareergonomie als Teil des betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes.“
Anne Müller und Hannes Pankratz [3]

Insgesamt gibt es eine Vielzahl an Aspekten, die bei diesem Konzept zu berücksichtigen sind, beispielsweise die Gestaltung der Arbeitssysteme, der Aufgaben, der Dialoge und der Information. Diese Fragestellungen müssen in ein Gesamtkonzept integriert werden – und die entsprechenden Maßnahmen müssen dabei vor allem einer Anforderung genügen: Das Vorgehen muss auf Dauer angelegt sein. Die erforderlichen Projekte, Strukturen und Mittel müssen verstetigt werden [3].

Fachliche Grundlage bildet dabei die Normenreihe DIN EN ISO 9241. Diese Richtlinie zeigt auf, wie Arbeitgeber*innen die Softwareergonomie der eingesetzten Systeme sicherstellen und so die gesetzlichen Anforderungen erfüllen können.

#5 – Bleiben Sie dialog- und kooperationsbereit

Sie haben sich – aufgrund der Impulse von verschiedenen UUX Expert*innen – nun auf eine spannende Reise begeben. Ihr Wissen zu Fragestellungen rund um Barrierefreiheit, Softwareergonomie, Usability (Gebrauchstauglichkeit) und User Experience wächst nun Stück für Stück. Doch seien Sie an dieser Stelle bitte gnädig mit Ihren Kolleg*innen und Vorgesetzten.

Über den Dingen, die uns heute klar und offensichtlich erscheinen, stand gestern noch ein großes Fragezeichen. Und vielleicht leben manche der Menschen in Ihrem Umfeld heute noch in Ihrem Gestern. Daher ist nicht entscheidend, dass sie nun bereits mehr als Ihre Mitmenschen in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Behörde zur digitalen Employee Experience wissen. Entscheidend ist vielmehr: Was hat Ihnen dabei geholfen, Ihr Wissen zu vertiefen? Welche Erfahrungen und Einblicke haben Sie geprägt? Wie können Sie statt trockenem Wissen diese konkreten Erlebnisse auch für Ihre Kolleg*innen erfahrbar machen?

Unser Umfeld im Themenfeld UUX ist von großer Unsicherheit geprägt. Wichtiger als Klarheit ist daher das gemeinsame Verständnis. Insbesondere bei der Einführung von neuer Software sind Sie mit einer Vielzahl an Herausforderungen konfrontiert [4]:

Keine Erfahrungswerte zum Zeitpunkt der Einführung
Hoher Zeitdruck im Einführungsprojekt
Softwareergonomie erfordert eine Prozessanpassung

Die Konsequenz: Kooperation und Dialog entscheiden nicht nur über den Erfolg des Digitalisierungsprojektes. Sondern nur mit einem kooperativen Vorgehen lassen sich die Fragestellungen zu Softwareergonomie und Barrierefreiheit umfassend lösen. Das bedeutet insbesondere: Eine produktive, frühzeitige und umfassende Kommunikation zum Projekt ist essentiell [4].

Falls Fragestellungen zu Softwareergonomie und Barrierefreiheit noch nicht hinreichend adressiert sind, dann ist der Projektstart der einzig sinnvolle Zeitpunkt, um dieses Defizit zu beheben.

#6 – Schaffen Sie konkrete, greifbare Ergebnisse

Wenn Sie nun wissen, dass Sie am Anfang eines Marathons stehen, dann wird auch klar: Sie werden die Welt – bzw. Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde – nun leider nicht an einem Tag retten können. Sie werden also nicht alles gleichzeitig in Angriff nehmen können. Über diese Tatsache können Sie nun innerlich verzweifeln – oder es trotzdem probieren. Doch beides wird Sie leider nicht zum gewünschten Erfolg führen.

Entscheiden Sie sich für eine konkrete Herausforderung und schaffen Sie greifbare Ergebnisse.

Mein Vorschlag ist daher gänzlich anders: Entscheiden Sie sich – in vollem Bewusstsein über die Komplexität und Vielzahl Ihrer Probleme – für eine kleine, ganz konkrete Herausforderung. Hören Sie sich dazu bei Ihren Kolleg*innen und Vorgesetzten um: Mit welcher digitalen Errungenschaft kämpft Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde gerade besonders heftig und intensiv? Wo gibt es die größten Probleme – und damit auch das größte Potential? Für welches Thema ist es besonders einfach, Mitstreiter*innen und Budget zu finden?

Stürzen Sie sich auf diese Herausforderung. Und setzen Sie sich zwei Ziele: „Innerhalb von drei Monaten möchte ich die größten Probleme – mit Unterstützung von Expert*innen – identifizieren.“ – und: „Innerhalb von weiteren drei Monaten möchte ich die ersten Probleme gelöst haben.“ Das ist sehr sportlich; es hält Sie aber davon ab, mal eben die Welt zu retten.

Sie lassen also im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung die psychische Belastung analysieren und bitten um konkrete Maßnahmen und Verbesserungsvorschläge. Das ist eine recht typische Aufgabenstellung für ein Gutachten zu Softwareergonomie. Die Analyse der Probleme und die Suche nach Lösungsvorschlägen gelingt dabei in der Praxis durch eine Verzahnung von ganz unterschiedlichen Methoden:

Fokusgruppen: UUX Expert*innen analysieren im Dialog mit einer Gruppe von Benutzer*innen die einzelnen Interaktionsprinzipien der DIN EN ISO 9241-110.
Interviews: Im Rahmen von Einzelinterviews werden qualitative Informationen zu der Ursache und Symptomatik der verschiedenen Probleme gesammelt.
Usability-Tests: Anhand von konkreten Testaufgaben erhalten UUX Expert*innen ein besseres Verständnis zu den mentalen Modellen der Benutzer*innen.
Online-Befragungen: Durch Online-Befragungen lassen sich die qualitativen Hypothesen mit einer größeren Stichprobe quantitativ analysieren.
Heuristische Evaluationen: Systematische Analysen von Softwareergonomie und Barrierefreiheit identifizieren wiederkehrende, typische Interaktionsprobleme.

#7 – Verweisen Sie auf Gesetze – wenn es nicht anders geht.

Abhängig von Ihrer Rolle sind in der Regel unterschiedliche Strategien erforderlich, um Bewegung in dieses Thema zu bringen. Stumpf gesagt gibt es drei unterschiedliche Adressaten für diesen Artikel:

Die Lösenden
Die Leidenden
Die Helfenden

Wenn Sie bei Ihrem Arbeitgeber in einer Leitungs- oder Führungsposition sind, dann gehören Sie zu den Lösenden. Sie haben in den ersten sechs Tipps bereits eine Vielzahl an Ansätzen erhalten, um das Thema UUX nun voran zu treiben. Wenn Sie selbst von unzureichender Software betroffen sind, dann gehören Sie zu den Leidenden. Der erste Schritt ist hier der offene Dialog mit den Lösenden – wie bei Punkt 5 erläutert.

Manchmal gelingt es nicht, mit den für die Lösung Verantwortlichen auch tatsächlich zu einer Lösung zu gelangen. Wenn Sie trotz Hartnäckigkeit keine Veränderung erreichen können, dann müssen Sie die Helfenden mit ins Boot holen; das sind Ihre Betriebsrät*innen oder Personalrät*innen. Denn diese haben umfassende Möglichkeiten, um in Fragen rund um Softwareergonomie und Barrierefreiheit auf die Lösenden einzuwirken.

Ein Blick ins Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) zeigt: Es gibt in Bezug auf betrieblich genutzte Softwareanwendungen sowohl die Notwendigkeit der Unterrichtung als auch das Recht auf Mitbestimmung [5].

„Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat über die Planung (…) von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz (…) rechtzeitig unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu unterrichten.”
BetrVG § 90 (1) [5]

„Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen:

(…) Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen;

(…) Ausgestaltung von mobiler Arbeit, die mittels Informations- und Kommunikationstechnik erbracht wird.“
BetrVG § 87 (1) [5]

Die Betriebsrät*innen und Personalrät*innen müssen diese Verantwortung dabei auch mit besonderem Blick auf die psychische Belastung der Beschäftigten wahrnehmen. Im Fokus sind dabei sowohl die frühzeitige Erkennung von Stressfaktoren als auch die Bewältigung von Burnouts.

#8 – Von alleine wird es nicht besser – die Zeit spielt gegen Sie

Manchmal habe ich den Eindruck, als wäre mangelnde Softwareergonomie nun nur ein vorübergehendes Problem. Denn Sie haben die neue Software ja gerade erst eingeführt, die Kinderkrankheiten werden in sich in zwei oder drei Jahren schon auswachsen. Aus Perspektive eines IT-Herstellers ist das vielleicht tatsächlich ein vergleichsweise kurzer Zeitraum.

Für alle, die unter den Kinderkrankheiten leiden, können sich diese zwei bis drei Jahre jedoch ganz schön ziehen. Es kann gut passieren, dass Sie derart eine massive Be- und Überlastung nicht so lange durchhalten können. Zumal ja nicht garantiert ist, dass nach dieser Zeit nicht die nächste neue Software mit den nächsten Kinderkrankheiten Ihren Arbeitsalltag bereichert.

Für die Betriebsrät*innen und Personalrät*innen gibt es nun für die Symptombewältigung verschiedene Optionen: Die Maßnahmen reichen dabei von betriebliche Präventions- und Handlungsmöglichkeiten bis hin zu der Kommunikation mit einzelnen Betroffenen; hier haben sich auch bereits verschiedene Weiterbildungsformate am Markt etabliert [6].

Doch ich beobachte aktuell: Die Nachwirkungen von Corona haben zu einer Disruption unseres Berufsalltags geführt. Einher geht damit eine substantielle Veränderung unseres beruflichen Belastungsbildes. Personalrät*innen und Betriebsrät*innen dürfen sich daher bei der Verbesserung der Employee Experience nicht länger auf die Bekämpfung von Symptomen beschränken. Der große Hebel ergibt sich durch eine systematische Behebung der Ursachen.

Fazit

Was sind die zentralen Herausforderungen in der Arbeitswelt der 2020er Jahre? In unseren Usability Studien sehen wir: Ungenügende Software wird zunehmend von den Beschäftigten als Belastung empfunden. Wenn Arbeitgeber*innen ihrer Verantwortung nachkommen wollen, dann bedeutet das: Sie müssen für eine gelungene Softwareergonomie sorgen. Denn das ist in der zunehmend digitalisierten Arbeitswelt – insbesondere in Zeiten des mobilen und hybriden Arbeitens – die zentrale Grundlage für eine positive Employee Experience.

Das bedeutet auf kurze Sicht: Es muss eine systematische Begutachtung und Untersuchung der aktuell im Einsatz befindlichen Softwaresysteme erfolgen. Dabei ist wichtig: Auch die Perspektive der einzelnen Beschäftigten muss berücksichtigt werden. Dafür hat sich eine Kombination aus Heuristiken, Interviews, Usability-Tests, Fokusgruppen und Online-Befragungen als Gold-Standard etabliert.

#UUXfürAlle – Das neue Prüfverfahren zu Softwareergonomie und Barrierefreiheit

Für Softwareanbieter ist es häufig eine große Herausforderung, bereits im Vorfeld zur Beschaffung entsprechende Usability-Studien oder Gutachten zu Softwareergonomie vorzulegen. Erschwert wird die Gesamtsituation dadurch, dass aufgrund der Anforderungen der BITV neben einer Begutachtung der Softwareergonomie im öffentlichen Sektor zusätzlich auch noch eine Begutachtung der Barrierefreiheit erfolgen muss. Das führt in der Praxis häufig zu zwei parallelen Begutachtungsprozessen; die Ergebnisse müssen inhaltlich abgestimmt und stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden.

Unser Zertifikat #UUXfürAlle adressiert nun genau diese Herausforderungen:

Die Untersuchung von Softwareergonomie und Barrierefreiheit erfolgt verzahnt. Das bedeutet: Unsere Zertifizierungen bewerten mögliche Verbesserungen stets aus beiden Perspektiven.
Ab dem Silber-Siegel erfolgt eine jährliche Aktualisierung der Ergebnisse. Damit stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit perfekt für spontane Rückfragen gewappnet sind. Bei unserem Gold-Siegel erfolgt die Aktualisierung sogar alle sechs Monate sowie bei gesetzlichen Änderungen.
Mit unserer Zertifizierung können Sie die Erfüllung der gesetzlichen Qualitätsstandards nachweisen. Gleichzeitig überzeugen Sie Ihre potentiellen Kund*innen durch konkrete Ergebnisse bei der kontinuierlichen Optimierung von Softwareergonomie und Barrierefreiheit.

Durch das BFSG (Barrierefreiheitsstärkungsgesetz) [7] werden die Anforderungen an digitale Barrierefreiheit ab 2025 nicht länger auf den öffentlichen Sektor beschränkt bleiben. Eine Vielzahl an Unternehmen wird im Zusammenhang mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz die Verzahnung zwischen Softwareergonomie und Barrierefreiheit optimieren müssen. Hier leistet #UUXfürAlle professionelle Unterstützung. Unser Anspruch: Mit dem Gold-Siegel erhalten Sie nicht nur eine professionelle, kontinuierliche Zertifizierung – sondern eine*n persönliche*n Ansprechpartner*in für alle Fragen rund um Barrierefreiheit und Softwareergonomie.